Dokumentenmanager Baubüro (m/w/d)

Ein Team, in dem man sich wohlfühlt:

Wir sind ein mittelständisches Familienunternehmen mit mehr als 400 Mitarbeitenden an 5 Standorten in Deutschland. Als Ingenieurs- und Beratungsdienstleister sind wir weltweit in Projekten tätig, welche die Energiewende vorantreiben, den Schutz der Umwelt fördern und zur Verbesserung unser aller Lebensqualität beitragen. Wir wollen unseren Kund:innen die Umsetzung der größten Infrastukturprojekte Europas für die Energiewende durch unser ergebnisorientiertes und praxisnahes Baustellenmanagement so einfach wie möglich gestalten. Seien Sie dabei als Dokumentenmanager Baubüro (m/w/d) eines unserer Großprojekte – dem SuedOstLink – am Standort Magdeburg.

Aufgaben, die motivieren:

• Verwaltung des Dokumentenmanagementsystems (DMS): Sicherstellung der vollständigen und strukturierten Ablage aller Projektdokumente im DMS, wie z.B. Planungsunterlagen, Berichte, Nachträge und Qualitätsdokumentationen
• Dokumentenkoordination: Steuerung und Überwachung des Dokumentenflusses zwischen den Projektbeteiligten, einschließlich der Einhaltung von Bearbeitungs- und Freigabeprozessen
• Qualitätssicherung: Durchführung von formalen Prüfungen der Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit gemäß den Projektvorgaben und Standards
• Dokumentation und Archivierung: Sicherstellung der revisionssicheren Ablage und langfristigen Archivierung aller relevanten Unterlagen gemäß den gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben
• Schulung und Support: Unterstützung und Schulung der Projektmitarbeiter im Umgang mit dem DMS und den projektbezogenen Dokumentationsprozessen
• Erstellung von Berichten: Erstellen regelmäßiger Berichte über den Status der Dokumentation, offene Prüfungen und die Dokumentationsqualität für die Projektleitung und den Auftraggeber
• Koordination mit Externen: Abstimmung mit Auftragnehmern des Kunden (Mischlose und Fachlose) bezüglich der Einreichung und Prüfung von Dokumenten, um eine reibungslose Kommunikation und Einhaltung der Dokumentationsvorgaben sicherzustellen

Qualifikationen, die überzeugen:

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Dokumentenmanagement
  
• Alternativ ein abgeschlossenes Studium im Bereich Bauingenieurwesen, Wirtschaftsingenieurwesen, Archivwesen oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Dokumentenmanagement, vorzugsweise in Bau- oder Infrastrukturprojekten
  
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen wie ThinkProject, SharePoint oder vergleichbaren Systemen
• Fundierte Kenntnisse im Bereich der Dokumentationsstandards und -anforderungen in Bauprojekten
• Fähigkeit zur strukturierten und sorgfältigen Arbeitsweise, um eine korrekte und vollständige Dokumentation sicherzustellen
  
• Kenntnisse der einschlägigen Normen und Richtlinien im Dokumentenmanagement und der Bauindustrie
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und Kundenorientierung für die Schulung und Unterstützung der Projektbeteiligten
  
• Eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
  
• Teamfähigkeit und eine kooperative Arbeitsweise in interdisziplinären Teams
• Sicherer Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (z.B. ThinkProject, SharePoint)
  
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, zur Erstellung von Berichten und Analysen
  
• Erfahrung im Umgang mit revisionssicherer Archivierung von Dokumenten
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Worüber wir uns freuen: Wenn Sie für Ihren Job brennen, egal welcher ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung Sie angehören. Auch Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität spielen für uns keine Rolle. Hauptsache, Sie passen zu uns!

82% unserer Mitarbeitenden stimmen der Aussage zu, dass ILF in Deutschland ein "Great Place to work" ist:

• Sympathische Unternehmenskultur und gelebte VIeLFalt: Viele lokale aber auch überregionale Live-Events prägen unser Miteinander und der Großteil der Mitarbeitenden ist per "Du". Besonders stolz macht uns die Internationalität unseres Teams mit mehr 30 unterschiedlichen Nationen.
• Moderne Arbeitsumgebung: An allen Standorten sind unsere Arbeitsplätze technisch hochwertig und mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet. Auch wenn es uns von anderen Unternehmen vielleicht nicht unterscheidet: Wir bieten freie Getränke, den obligatorischen Obstkorb und weitere Snacks für Zwischendurch inklusive Eis im Sommer.
• Entwicklung und Netzwerken: Wir planen für alle Mitarbeitenden jährliche Weiterbildungsbudgets ein, die für externe Angebote (z.B. Udemy) und unsere interne ILF-Academy genutzt werden können. Außerdem wird in regelmäßigen Feedbackgesprächen auf Wunsch die Möglichkeit neuer oder erweiterter Verantwortungsbereiche besprochen. Unsere Nachwuchskräfte treffen sich regelmäßig im Club der Jungingenieur:innen.
• Über das Gehalt hinaus:Wir beteiligen unsere Mitarbeitenden an Unternehmensgewinnen, honorieren Mitarbeiterempfehlungen sowie Fachartikel und -vorträge mit großzügigen Prämien und würdigen herausragende Projekte mit unseren Excellence Awards. Zusätzlich kann sich jeder Mitarbeitende wahlweise für eine Pluxee Guthabenkarte, eine Zusatzkrankenversicherung oder den EGYM-Wellpass entscheiden.
• Gesund und nachhaltig: Wir erstatten die monatlichen Kosten für das Deutschlandticket und bieten die Option auf Bike-Leasing. Außerdem bezuschussen wir die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio und Arbeitsplatzbrillen. Bei Fragen aus allen Lebensbereichen bekommen Sie mit unserem externen Employee Assistance Program unkomplizierte und schnelle Unterstützung.
• Work-Life-Balance: Für individuelle Bedürfnisse in allen Lebenslagen finden wir passende Lösungen in Bezug auf Arbeitszeit (flexible Arbeitszeitgestaltung inkl. Gleitzeitkonto und verschiedene Teilzeitvarianten) und Arbeitsort (z.B. mobiles Arbeiten, Standortwechsel, Auslandseinsätze). Zusätzlich zu 30 Urlaubstagen und Sonderurlaubstagen bei besonderen Anlässen wie z.B.  Hochzeit oder Umzug sind Heiligabend und Silvester jedes Jahr frei.

Überzeugt? Dann werden Sie Teil von Engineering Excellence und senden uns Ihre Bewerbung über den untenstehenden Button!

Weitere Fragen? Noch mehr über uns und unseren Bewerbungsprozess erfahren Sie hier.

Ihr Ansprechpartner: Frau Lina Thiele (040 524754614 / 017617117205)